Datenschutzerklärung zum Bewerbermanagement
(English version below.)
1. Allgemeines
Wir freuen uns über Ihr Interesse an der Mitarbeit in der DOL-Unternehmensgruppe. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten bei der Bearbeitung während des gesamten Bewerbungsprozesses ist uns ein wichtiges Anliegen. Die DOL-Unternehmensgruppe möchte Sie mit dieser Erklärung über den Umfang und Zweck der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung sowie für die Nutzung unserer Recruitingwebsite einschließlich KI-gestützter Funktionen, die zur Unterstützung bei der Bewerberauswahl eingesetzt werden, gemäß den anzuwendenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere gemäß den Bestimmungen der DSGVO und der KI-Verordnung der EU informieren.
„DOL-Unternehmensgruppe“ oder „Wir“ („uns“) ist das in der jeweiligen Stellenausschreibung als Dienstgeber genannte Unternehmen. Dies können in Österreich insbesondere folgende Gesellschaften der DOL-Unternehmensgruppe sein:
• DOL Group GmbH, FN 174571y, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• Frutura Gartenbau GmbH, FN 305757v, Muggendorf 165/1 A-8345 Straden
• FZ Development GmbH, FN 378964a, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• ICH PLUS GmbH, FN 490386g, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• INSPEIRA GmbH, FN 601333p, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• KB-Logistik GmbH, FN 249453v, Gewerbepark 303 8224 Hartl/Kaindorf
Je nach Standort verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen einer Bewerbung sowie für den Inhalt einer Stellenanzeige ist die jeweils ausschreibende Gesellschaft der DOL-Unternehmensgruppe. Das Unternehmen laut Stellenausschreibung oder laut Bewerber*inneninteraktion ist jeweils Verantwortliche gemäß DSGVO.
2. Definitionen
„Bewerber*in“ ist jede natürliche Person, die die Recruitingwebsite nutzt als
• potentielle*r zukünftige*r Mitarbeiter*in der DOL-Unternehmensgruppe oder ihrer Gesellschaften, oder
• Teilnehmer einer Bewerber*inneninteraktion.
„Bewerber*inneninteraktion“ ist jede Arbeitgeber-Marketing-Initiative, die die DOL- Unternehmensgruppe über die Recruitingwebsite betreibt, zB ein Gewinnspiel, Quiz, Umfragen, usw. Darüber hinaus ist Bewerber*inneninteraktion jede Form der Kommunikation zwischen Ihnen und uns, die auf der Auswahl beruht, die Sie in der Talent Community ausgewählt haben, zB Benachrichtigungen zu offenen Stellen, Newsletter, etc.
„DSGVO“ ist die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen beispielsweise Name, Adresse, E-Mail-Adresse sowie Telefonnummer.
„Recruitingwebsite” ist die von SmartRecruiters bereitgestellte Website, auf der offene Stellen angezeigt werden, auf der Bewerber*innen Ihren Bewerbungsprozess starten und abwickeln, sowie über die Mitarbeiter*innen Empfehlungen abgeben können. Zusätzlich betreiben wir auf dieser Website außerdem Bewerber*inneninteraktion, zB durch Bereitstellung von Neuigkeiten über DOL-Unternehmensgruppe, arbeits- und stellenbezogene Informationen und Initiativen.
„SmartRecruiters“ ist die SAP Österreich GmbH GmbH, Lassallestraße 7b, A-1021 Wien (auch „Dienstleister“ genannt), unser Auftragsverarbeiter gemäß iSd Art. 28 DSGVO.
„Talent Community“ bedeutet Bewerber*inneninteraktion zwischen Bewerber*innen und uns, die über ein
Beziehungsmanagement-Tool (zB SmartCRM von SmartRecruiters) abgewickelt wird. Wir verwenden die Talent Community um
• Mit Bewerber*innen in Kontakt zu bleiben, die nicht für eine offene Stelle während eines Bewerbungsprozesses ausgewählt wurden; oder
• Arbeitgeber-Marketing-Informationen an Bewerber*innen bereitzustellen; oder – Bewerber*inneninteraktion abzuwickeln.
3. Allgemeine Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten
In der Folge informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten bei der Nutzung der Recruitingwebsite verarbeiten. Das hängt jeweils davon ab, ob Sie
• Bewerber*in sind; oder
• jemandem eine offene Stelle empfehlen (dann bezeichnen wir Sie als „empfehlende
Person“; dies betrifft in erster Linie Mitarbeiter*innen); oder
• die Recruitingwebsite ohne Start eines Bewerbungsprozesses, Teilen eines Inhalts oder Abgabe einer Empfehlung nutzen.
Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung und Cookie Policy von SmartRecruiters für die Nutzung der Recruitingwebsite von SmartRecruiters. Diese finden Sie direkt aufrufbar unter https://www.smartrecruiters.com/de/legal/general-privacy-policy/ bzw. https://www.smartrecruiters.com/ legal/cookie-policy/ oder durch einen Link direkt auf der Recruitingwebsite.
4. Verarbeitung Ihrer Daten als BEWERBER*IN
a. Ihr Bewerbungsprozess über die Recruitingwebsite
Rechtsgrundlage
Mit dem Start des Bewerbungsprozesses über die Recruitingwebsite nehmen Sie Kontakt mit uns auf und drücken Ihr Interesse an der Begründung eines Dienstverhältnisses aus. Wir verarbeiten die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten daher zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (Art 6 Abs 1 lit b 2. Fall DSGVO).
• Falls Ihre Bewerbung abgelehnt wird, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs 1 lit f DSGVO) zur Beurteilung und Abwehr allfälliger Ansprüche, zB auf Grundlage von Nicht-Diskriminierungsgesetzgebung (etwa dem österreichischen Gleichbehandlungsgesetzes – GlBG).
• Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten zur Erfüllung des Arbeitsvertrages (Art 6 Abs 1 lit b, 1. Fall DSGVO) verarbeitet.
Zweck
Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung, für Datenbanksuchen, Analyse von eingehenden Bewerbungen zur Evaluierung des Bewerbungsprozesses und zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Unter Bearbeitung Ihrer Bewerbung verstehen wir auch, Sie auf Stellen hinzuweisen, die ähnlich jener Stelle sind, auf die Sie sich beworben haben.
Art der Verarbeitung
Ihre Daten werden in einer zentralen Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, verarbeitet. Falls Sie auch für Bewerber*inneninteraktion über die Talent Community registriert sind, werden Ihre personenbezogenen Daten aus der Bewerber*innendatenbank mit Ihren Daten aus der Bewerber*innen- Beziehungsmanagement-Tool verknüpft (siehe auch Kapitel c – „Bewerber*inneninteraktion“).
Kategorien der verarbeiteten Daten
Bewerber*innen sind verpflichtet die folgenden Daten bereitzustellen:
• Vorname, Nachname
• E-Mailadresse
• Screening-Fragen zur Beurteilung von beruflichen und/oder für die Stelle relevanten Kenntnissen und Kompetenzen (nur verpflichtend, wenn diese für die jeweilige Stelle anwendbar sind)
Zusätzlich können Bewerber*innen auf freiwilliger Basis oder über Aufforderung die folgenden Daten ausfüllen oder durch Upload bereitstellen:
• Weitere Kontaktdaten (zB Telefonnummer)
• Geburtsdatum
• Ausbildung (z.B. Universität,…)
• Berufs-/positionsrelevante Erfahrungen und Kenntnisse (z.B. Berufserfahrung, Softwarekenntnisse, Führungserfahrung, Auslandserfahrung, etc.)
• Vorliegen einer für die Position erforderlichen Arbeitserlaubnis
• Lichtbild
• Nachweise zu berufs-/positionsrelevanten Informationen, die über einen Anhang hochgeladen werden (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse)
Dauer der Verarbeitung
Ihre Daten werden während der Dauer des Bewerbungsverfahrens, sowie im Fall der Ablehnung ihrer Bewerbung bis zu 7 Monate lang nach Verfahrensende verarbeitet und danach, sofern ihrerseits keine Einwilligung zur längeren Speicherung vorliegt, gelöscht. Im Fall der Erteilung einer Einwilligung haben wir die Aufbewahrungsfrist systemseitig auf 12 Monate ab Einwilligung begrenzt. Bei einer erfolgreichen Bewerbung werden Ihre Daten entsprechend der Datenschutzerklärung für Mitarbeiter*innen verarbeitet.
b. Teilen einer Stellenausschreibung und Empfehlung
Beschreibung
Auf der Recruitingwebsite besteht die Möglichkeit, Stellenausschreibungen mit anderen Personen zu teilen. Dieses Angebot richtet sich an
• Bewerber*innen, die sich den Link zur Stelle auf eines ihrer Kommunikationsmittel selbst zuschicken wollen (Fall 1) oder
• mit Ihnen befreundete oder bekannte Personen, insbesondere Mitarbeiter*innen, die Sie nach einem Kontakt mit Ihnen und Ihrer Zustimmung auf Job-Informationen hinweisen und Sie für diese Stelle empfehlen wollen (Fall 2). Jede andere Form der Empfehlung erfolgt entgegen unseren Anweisungen.
Mit der Zusendung der Einladung erhalten Sie die Möglichkeit, die Empfehlung zu bestätigen. Bis dahin werden Ihre Daten in einer zentralen Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, verarbeitet und nach 30 Tagen gelöscht, sofern Sie keine Bestätigung Ihres Interesses abgeben. Mit Bestätigung Ihres Interesses erfolgt eine Verarbeitung nach Kapitel 4.a dieser Erklärung.
Rechtsgrundlage
• Im Fall 1 (Selbstzusendung) verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen personenbezogenen Daten daher zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (Art 6 Abs 1 lit b 2. Fall DSGVO).
• Im Fall 2 (Empfehlung) verarbeiten wir Ihre von Freunden oder Bekannten eingegebenen personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung zu der in diesem Dokument beschriebenen Verarbeitung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).
Zweck
Die von Ihnen (Fall 1) oder einer empfehlenden Person (z.B. mit Ihnen befreundeten/bekannten Mitarbeiter*innen; Fall 2) zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten verarbeitet DOL-Unternehmensgruppe Group ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung (Fall 1) bzw. Ihrer Empfehlung (Fall 2) und zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen. Bei einer Empfehlung (Fall 2) werden Ihre Daten außerdem zur Abwicklung unseres Mitarbeiterempfehlungsprogramms verarbeitet.
Arten der Verarbeitung
Ihre Daten werden in einer zentralen Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, verarbeitet. Im Fall der Bestätigung Ihres Interesses erfolgt die Verarbeitung nach Kapitel 4.a dieser Datenschutzerklärung.
Kategorien der verarbeiteten Daten
Für eine Versendung oder Empfehlung haben Sie oder die empfehlende Person verpflichtend die folgenden Daten auszufüllen:
• Ihr Vorname, Nachname
• Ihre E-Mailadresse
• Optional: Ihr Kontaktverhältnis zur empfehlenden Person, soweit Textfeld eingerichtet ist.
Zusätzlich können bei einer Empfehlung auf freiwilliger Basis oder über Aufforderung die folgenden Daten ausgefüllt oder durch Upload bereitgestellt werden:
• Ihre Telefonnummer
• Nachweise zu berufs-/positionsrelevanten Informationen über Sie, die über einen Anhang hochgeladen werden (z.B. Lebenslauf, Zeugnisse)
Dauer der Verarbeitung
Bei einer Empfehlung werden Ihre Daten für 30 Tage ab der Empfehlung in einer zentralen Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, gespeichert und nach 30 Tagen gelöscht, sofern Sie keine Bestätigung Ihres Interesses abgeben. Mit Bestätigung Ihres Interesses erfolgt eine Verarbeitung nach Kapitel 4.a dieser Erklärung.
c. Aktive Bewerbungen außerhalb der Recruitingwebsite
Beschreibung:
Sollten Sie Ihre Bewerbung auf anderem Weg als über die Recruitingwebsite von sich aus an uns schicken
(zB Zusendung einer Bewerbung an Mitarbeitende von DOL-Unternehmensgruppe), werden Ihre Daten von unseren Mitarbeitenden über die Recruitingwebsite verarbeitet. In diesem Fall kommt das Kapitel 4.a und die Regelungen dort zur Anwendung. Für weitere Infos dazu, lesen Sie bitte dort nach.
Dauer der Verarbeitung
Bei einer Bewerbung außerhalb der Recruitingwebsite werden Ihre Daten in die zentrale Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, übernommen und nach 30 Tagen gelöscht, sofern Sie keine Bestätigung Ihres Interesses abgeben. Mit Bestätigung Ihres Interesses erfolgt eine Verarbeitung nach Kapitel 4.a dieser Erklärung.
d) Vermittlung über externe Personalvermittlungsagenturen
Beschreibung
Zur Besetzung offener Positionen ziehen wir fallweise externe Personalvermittlungsagenturen („Recruiting Agencies“) heran. Diese Recruiting Agencies können, gestützt auf eine gesonderte Rechtsbeziehung zwischen Ihnen und der jeweiligen Agentur, Ihre personenbezogenen Daten an uns übermitteln oder uns geeignete Kandidat*innen aktiv vorschlagen. Solange Sie nicht selbst einen Bewerbungsprozess über unsere Recruitingwebsite starten oder eine ausdrückliche Einwilligung erteilen, verarbeitet DOL-Unternehmensgruppe Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich im nachstehend beschriebenen, eingeschränkten Umfang.
Informationen über die Datenverarbeitung durch die Recruiting Agency für deren eigene Zwecke entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der Recruiting Agency.
Rechtsgrundlage
Die Datenverarbeitung erfolgt,
• soweit die Recruiting Agency Ihre Daten auf Ihre Anfrage hin an uns übermittelt, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen Art 6 Abs 1 lit b 2. Fall DSGVO (zB indem Sie auf unsere Anzeige auf der Seite der Recruiting Agency klicken);
• soweit die Vermittlung auf Grundlage einer von Ihnen gegenüber der Recruiting Agency erteilten Einwilligung erfolgt, gem. Art 6 Abs 1 lit a DSGVO (zB indem Sie bei der Recruiting Agency angeben, einen Job suchen und Ihnen die Recruiting Agency unsere Stellenanzeige vorschlägt);
• zur Wahrung unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Personalgewinnung sowie der Abwehr und Geltendmachung von Rechtsansprüchen gem. Art 6 Abs 1 lit f DSGVO (zB indem wir eine Recruiting Agency damit beauftragen, geeignete Kandidaten auf Grund von öffentlich verfügbaren Informationen zu kontaktieren).
Zweck
• Entgegennahme und Prüfung von Profilvorschlägen der Recruiting Agencies;
• Kontaktaufnahme mit Ihnen zur Feststellung Ihres Interesses an der konkreten Position;
• Dokumentation der Vermittlung;
• Abwehr bzw. Durchsetzung von Rechtsansprüchen (z. B. im Zusammenhang mit Gleichbehandlungsgesetzen oder Honoraransprüchen der Recruiting Agency).
Art der Verarbeitung
Ihre Daten werden zunächst in einem getrennten, nur für unsere Recruiting-Abteilung zugänglichen Verarbeitungsbereich der zentralen Bewerberdatenbank verarbeitet. Bestätigen Sie Ihr Interesse an der Position bzw. starten Sie den Bewerbungsprozess, erfolgt eine Überführung in den regulären Workflow gem. Abschnitt 4.a.
Kategorien der verarbeiteten Daten
• Stammdaten (Name, Titel, Kontaktdaten);
• Berufs- und ausbildungsbezogene Angaben (Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen);
• Angaben zur Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen, Mobilität;
• Sonstige Informationen, die uns die Recruiting Agency im Rahmen ihres Mandats rechtmäßig zur Verfügung stellt.
Dauer der Verarbeitung
Lehnen Sie eine Kontaktaufnahme ab oder kommt innerhalb von 30 Tagen kein Bewerbungsprozess zustande, werden Ihre Daten gelöscht bzw. anonymisiert. Bei Aufnahme des Bewerbungsprozesses gilt Abschnitt 4.a betreffend Speicherdauer.
Weitergabe an Dritte
Neben den im Abschnitt 7 genannten Empfängern erhält ausschließlich die von Ihnen beauftragte oder von uns eingesetzte Recruiting Agency Zugriff auf die für die Vermittlung erforderlichen Daten. Eine Weitergabe an weitere Dritte erfolgt nicht ohne eine eigenständige Rechtsgrundlage.
e. Bewerber*inneninteraktion
Beschreibung
Durch Interaktion mit uns in unseren Arbeitgeber-Marketing-Initiativen auf der Recruitingwebsite (siehe Definition zu Bewerber*inneninteraktion), treten Sie mit uns über unser Bewerber*innen Beziehungsmanagement- Tool in Kontakt (siehe die Definition zu Talent Community). In einem ersten Schritt werden Ihre personenbezogenen Daten daher verarbeitet werden, damit wir Ihnen die Nutzung der Recruitingwebsite ermöglichen können. In einem zweiten Schritt können Sie eine bestimmte Form der Bewerber*inneninteraktion auswählen. Wir sammeln und verarbeiten Ihre Daten daher entsprechend der konkreten Aktivität, die Sie anfordern, zB für Ihre Teilnahme an der Talent Community.
Rechtsgrundlage
• Wenn Sie unsere Recruitingwebsite verwenden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen (Art 6 Abs 1 lit b 2. Fall DSGVO).
• Wenn Sie eine bestimmte Form der Bewerber*inneninteraktion auswählen (zB Benachrichtigungen über offene Stellen, Newsletter, etc.), verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung zu der in diesem Dokument beschriebenen Verarbeitung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).
Zweck
Bewerber*inneninteraktion erfolgt zur Durchführung von Arbeitgeber-Marketing-Aktivitäten, sowie zur Ermöglichung der Interaktion zwischen Ihnen und uns.
Arten der Verarbeitung
Wenn Sie unsere Recruitingwebsite verwenden, werden Ihre Daten verarbeitet, um Ihnen die Recruitingwebsite bereitzustellen, sowie entsprechend Ihrer Auswahl der Cookie-Einstellungen.
Entsprechend dem Umfang Ihrer Auswahl betreffend Bewerber*inneninteraktion werden Ihre Daten in einem Bewerber*innen Beziehungsmanagement-Tool der DOL-Unternehmensgruppe, das von SmartRecruiters bereitgestellt wird, verarbeitet. Falls Sie auch in einem Bewerbungsprozess stehen, werden Ihre personenbezogenen Daten aus der Bewerberdatenbank mit den Daten aus dem Bewerber*innen- Beziehungsmanagement-Tool verknüpft (siehe auch Kapitel 4.a– „Ihr Bewerbungsprozess über die Recruitingwebsite“).
Kategorien der verarbeiteten Daten
Bei der Verwendung unserer Recruitingwebsite verarbeiten wir Informationen über die Hard- und Software Ihres Endgeräts. Das kann insbesondere folgende Informationen beinhalten: IP-Adresse, Browsertyp, Domain-Namen, Zugriffszeitpunkt und zugehörige Website-Adressen.
Für Bewerber*inneninteraktion sind die folgenden Informationen verpflichtend oder freiwillig bereitzustellen:
• Ihr Vorname, Nachname
• Ihre E-Mailadresse
• Stichwörter für Ihre Benachrichtigungen über offene Stellen
• Ihr bevorzugter Ort
• Ihre Berufserfahrung
• Ihre bevorzugte Position
• Andere Informationen, die für bestimmte Formen der Bewerber*inneninteraktion erforderlich oder nützlich sind.
Dauer der Verarbeitung
Generell verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Bewerber*inneninteraktion nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist. Wenn nicht in einem bestimmten Fall abweichend angekündigt, verarbeiten wir Ihre Daten beispielsweise für die folgenden Zeiträume:
• Bewerber*inneninteraktion zu Informationszwecken: Wir verarbeiten die Dokumentation Ihrer Einwilligung bis zu deren Widerruf.
Über diesen Zeitraum hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. zur Erfüllung der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht nach den anwendbaren steuer- und unternehmensrechtlichen Bestimmungen) verarbeitet. Sofern erforderlich, können die Daten aufbewahrt werden, solange potentielle Rechtsansprüche gegen DOL-Unternehmensgruppe nach allgemeinem Zivilrecht oder nach Spezialgesetzen noch nicht verjährt sind; für bestimmte Ansprüche kann die gesetzliche Verjährungsfrist bis zu 30 Jahre betragen. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.Spätestens mit Wegfall der Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten werden diese entweder gelöscht oder anonymisiert.
f. Social Media Zielgruppen-Erfolgsmessung
Beschreibung
Wir versuchen, im Internet (zB auf Social Media) die richtige Zielgruppe für unsere Stellenausschreibungen zu finden und Ihnen jene offenen Stellen anzubieten, die für Sie interessant sein könnten
Rechtsgrundlage
Wir verarbeiten Ihre Daten lediglich in aggregierter und nicht auf die einzelne Person rückverfolgbar auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer effizienten und zukunftsgerichteten Gestaltung und Verbesserung des Bewerberanspracheprozesses. Wir weisen jedoch darauf hin, dass sie auf Social Media Plattform von unserer Website unabhängige Einwilligungen erteilen, die von einer Verarbeitung der aggregierten Daten durch uns unabhängig sind.
Zweck
Diese Verarbeitung erfolgt zur Messung der Leistung zur erfolgreichen Ansprache von Bewerbern auf den angesteuerten Social Media Plattformen.
Kategorien der verarbeiteten Daten
• Job-ID, die unser Dienstleister zur jeweiligen Stellenanzeige erstellt und mit Ihrer – für uns nicht auswertbaren – Click-ID verknüpft. Es erfolgt keine Zuordnung zu einer konkreten Person.
g. Verwendung von KI-Funktionen der Recruitingwebsite (zB „Winston“)
Beschreibung
Im Rahmen des Bewerbungs- und Auswahlprozesses setzt die DOL-Unternehmensgruppe innerhalb der eingesetzten Recruitingwebsite unterstützende Funktionen auf Basis Künstlicher Intelligenz (KI) ein. Ein KI-System im Bereich von Beschäftigung (zB Einstellung oder Auswahl von Personal) gilt als Hochrisiko-KI-System unter der Verordnung (EU) 2024/1689 vom 13. Juni 2024 (KI-Verordnung). Dieses KI-System analysiert die von Ihnen bereitgestellten Bewerbungsdaten (z. B. Lebenslauf, Antworten auf Screening-Fragen, Qualifikationen) sowie strukturierte Prozessdaten (z. B. Zeitpunkte im Bewerbungsprozess, Stellenanforderungen), um Recruiter*innen bei der Vorauswahl und Bewertung von Bewerbungen zu unterstützen.
Die Auswertung erfolgt ausschließlich ergänzend zu einer menschlichen Bewertung und führt weder zu einem automatisierten Ausschluss von bereitgestellten Bewerbungen noch zu einer ausschließlich automatisierten Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO.
Die Verbesserung und Aktualisierung der KI-Modelle erfolgt durch unseren Dienstleister. Hierfür werden ausschließlich anonymisierte oder aggregierte Daten verwendet. Eine Verarbeitung identifizierbarer Bewerbungsdaten zu Trainingszwecken erfolgt nicht.
So funktioniert die KI-Unterstützung: Die KI vergleicht die von Ihnen in Ihrer Bewerbung angegebenen
Informationen mit den Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle. Dabei erkennt sie z. B., welche Qualifikationen, Berufserfahrungen oder Kenntnisse besonders gut passen. Auf dieser Grundlage erstellt die KI eine Empfehlung oder sortiert Bewerbungen nach Relevanz. Diese Empfehlung wird den Recruiter*innen angezeigt, die dann selbst entscheiden, wie sie weiter vorgehen. Die KI trifft also keine endgültige Entscheidung – diese wird immer von Menschen getroffen.
Rechtsgrundlage
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an einer effizienten und objektiven Gestaltung des Bewerbungsprozesses. Sofern im Rahmen der KI-Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 DSGVO verarbeitet werden (z. B. aus freiwillig bereitgestellten Bewerbungsunterlagen ersichtliche Gesundheitsdaten), erfolgt dies nur auf Basis Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
Zweck
Unterstützung bei der strukturierten und zügigen Auswertung von Bewerbungen, Priorisierung geeigneter Kandidat*innen, Verbesserung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Auswahlprozesse.
Kategorien der verarbeiteten Daten
• Stammdaten (Name, Kontaktdaten)
• Qualifikationsdaten (Ausbildung, Berufserfahrung, Kenntnisse)
• Antworten auf Screening-Fragen
• Bewerbungsunterlagen (z. B. Lebenslauf, Zeugnisse)
• Metadaten aus dem Bewerbungsprozess (z. B. Zeitpunkte, Stellen-ID)
Empfänger / Auftragsverarbeiter:
Die Datenverarbeitung erfolgt innerhalb der eingesetzten Recruitingwebsite durch den beauftragten Dienstleister. Im Falle von Drittlandübermittlungen (z. B. USA) werden geeignete Garantien gemäß Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln) eingesetzt.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht, der Verarbeitung durch Winston zu widersprechen (Art. 21 DSGVO) sowie eine ausschließlich menschliche Bewertung Ihrer Bewerbung zu verlangen. Auf Anfrage erhalten Sie eine allgemeine Erklärung der Funktionsweise von Winston und Informationen zu den wesentlichen Faktoren, die in die Bewertung eingeflossen sind.
Dauer der Verarbeitung/Speicherung
Die im Rahmen der KI-Funktionen verarbeiteten Daten werden nicht länger gespeichert als die übrigen Bewerbungsdaten in der Recruitingwebsite. Die Löschfristen richten sich nach den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen allgemeinen Fristen für Bewerberdaten (siehe Abschnitt 4.a). Eine eigenständige, über diese Fristen hinausgehende Speicherung erfolgt nicht.
5. Verarbeitung Ihrer Daten als EMPFEHLENDE PERSON
Beschreibung
Sie haben die Möglichkeit, uns geeignete Personen für offene Positionen zu empfehlen, sofern Sie davor die Einwilligung dieser Person eingeholt haben. Ohne Vorliegen der Einwilligung untersagen wir die Verwendung der Empfehlungsmöglichkeit.
Für die Empfehlung stehen Ihnen insbesondere die Funktionen auf der Recruitingwebsite zur Verfügung, wo Sie die Möglichkeit haben, Links zu Stellenausschreibungen mit anderen Personen auf Social Media oder über Nachrichtendienste wie E-Mail zu teilen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, wie in dieser Erklärung beschrieben. Mitarbeiter*innen haben außerdem die Möglichkeit, Bewerber*innen auf eine Stelle aufmerksam zu machen und Bewerber*innen zu bitten, ihre Empfehlung im Zuge des Bewerbungsverfahrens unseren Recruiter*innen bekannt zu geben.
Rechtsgrundlage
Bei Abgabe Ihrer Empfehlung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht in der effizienten und nachvollziehbaren Bearbeitung von Empfehlungen bei der Besetzung von offenen Stellen, sowie der Dokumentation und Abwicklung der mit einer Empfehlung verbundenen Ansprüche (und falls Sie als Mitarbeiter*in teilnehmen, zur Abwicklung nach unserem Mitarbeiterempfehlungsprogramm.
Zweck
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten als empfehlende Person zu den nachstehenden Zwecken. Diese können je nach der von Ihnen konkret gewählten Empfehlungsart und in dem Ausmaß, in dem Sie Informationen an uns offen gelegt haben, wie folgt aussehen:
• Ihre Identifikation;
• Dokumentation Ihrer Empfehlung und Ihrer Bestätigung eine Einwilligung eingeholt zu haben;
• Zuordnung Ihrer Empfehlung zu einer Bewerbung;
• bei Mitarbeiter*innen: Abwicklung des Mitarbeiterempfehlungsprogramms (inkl. Kontaktaufnahme mit Ihnen, Dokumentation und Abrechnung).
Arten der Verarbeitung
Ihre Daten werden in einer zentralen Bewerberdatenbank der DOL-Unternehmensgruppe, die von SmartRecruiters zur Verfügung gestellt wird, verarbeitet.
Kategorien der verarbeiteten Daten
Wir verarbeiten dabei Ihre Daten, die
• Sie selbst bei der Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm bekannt geben, zB:
– Ihr Vor- und Nachname;
– Ihre E-Mail-Adresse;
sowie
• (bei Mitarbeiter*innen) aus Ihrem Arbeitsverhältnis stammen und für die korrekte Bearbeitung Ihrer Empfehlung erforderlich sind. Dabei werden folgende Datenkategorien verarbeitet:
– Stammdaten, wie zB Name, Abteilung, e-Mailadresse, Telefonnummer.
Dauer der Verarbeitung
Generell verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Empfehlungen nur so lange, wie dies für die Erfüllung des Zwecks, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist.
Die Informationen über Ihre Empfehlung werden grundsätzlich bis zum späteren aus dem Abschluss des Auswahlverfahrens der von Ihnen empfohlenen Person verarbeitet.
Über diesen Zeitraum hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten nur zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. zur Erfüllung der 7-jährigen Aufbewahrungspflicht nach den anwendbaren steuer- und unternehmensrechtlichen Bestimmungen) verarbeitet. Sofern erforderlich, können die Daten aufbewahrt werden, solange potentielle Rechtsansprüche gegen DOL-Unternehmensgruppe nach allgemeinem Zivilrecht oder nach Spezialgesetzen noch nicht verjährt sind; für bestimmte Ansprüche kann die gesetzliche Verjährungsfrist bis zu 30 Jahre betragen. Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Spätestens mit Wegfall der Rechtsgrundlage für die weitere Verarbeitung personenbezogener Daten werden diese entweder gelöscht oder DSGVO-konform anonymisiert.
6. Auftragsverarbeiter und andere Dienstleister:
Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung, Versendung einer Stellenanzeige oder Empfehlung nehmen wir Dienstleistungen von SmartRecruiters in Anspruch. Falls die Stelle nicht bei Frutura Obst & Gemüse Kompetentzentrum GmbH, sondern bei einem anderen Unternehmen der DOL-Unternehmensgruppe ausgeschrieben wird, ziehen wir Dienstleistungen der DOL GmbH heran.
SmartRecruiters erbringt folgende Leistungen: Betrieb (inkl. Analyse) der Recruitingwebsite und der zentralen Bewerberdatenbank (inkl. Betrieb der KI-gestützten Funktionen der Plattform); Abwicklung der Kommunikation mit Bewerber*innen über die Recruitingwebsite.
DOL Group GmbH erbringt folgende Leistungen: Beratungsleistungen für uns im Zusammenhang mit Recht, Durchführung des Bewerbungsprozesses, Verwaltung der Daten, individuelle Kommunikation mit Bewerber*innen.
Wir können zusätzliche Dienstleister für bestimmte Verarbeitungsaktivitäten einbeziehen, z. B. für die
Bearbeitung und Auswertung eingehender Bewerbungen, für die Bewerber*inneninteraktion über Benachrichtigungen über offene Stellen durch Personalvermittler, usw. Dienstleister können Ihre personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag, als unabhängiger Verantwortlicher oder als gemeinsam mit uns Verantwortlicher verarbeiten.
7. Keine Weitergabe Ihrer Daten
Eine Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der DOL-Unternehmensgruppe. Eine Weitergabe oder sonstige Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt dabei nur im Rahmen des Bewerbungsprozesses oder der Bewerber*inneninteraktion an im Prozess notwendigerweise beteiligte Personen innerhalb der DOL-Unternehmensgruppe, bei SmartRecruiters, oder bei Dienstleistern die Verwaltung von Bewerbungen oder Bewerber*inneninteraktion.
Übermittlungen an Dritte außerhalb der DOL-Unternehmensgruppe finden im Übrigen nicht ohne Ihre Einwilligung (zB durch Ihre Cookie-Einstellungen) oder ohne eine unabhängige Rechtsgrundlage zwischen Ihnen und einem Dritten statt (z.B. wenn Sie sich bei einer Personalvermittlungsagentur registrieren, die Sie als Kandidat*in für eine unserer offenen Stellen vorschlägt, oder wenn ein Dritter Sie im eigenen Namen kontaktiert und uns anschließend bekanntmacht). Bitte beachten Sie, dass externe Personalvermittlungen Ihre personenbezogenen Daten eigenverantwortlich verarbeiten, basierend auf der separaten Rechtsbeziehung zwischen Ihnen und der jeweiligen Agentur.
Ausnahmsweise können Daten weitergegeben werden an zuständige Behörden, wie zB Steuer-, Aufsichts- oder Sicherheitsbehörden, oder öffentliche Stellen, Gerichte oder sonstige Dritte, wenn die Offenlegung notwendig ist (i) aufgrund geltender Gesetze oder Vorschriften, (ii) zur Ausübung, Wahrung oder Verteidigung gesetzlicher Rechte oder (iii) zum Schutz Ihrer wichtigen Interessen oder der wichtigen Interessen einer anderen Person.
8. Technische und organisatorische Maßnahmen
Um ein angemessenes Schutzniveau und die Bindung an den in dieser Erklärung genannten Zweck bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten, trifft DOL-Unternehmensgruppe angemessene technische und organisatorische Maßnahmen etwa die Verpflichtung zur Geheimhaltung der im Bewerbungsprozess beteiligter Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Zugriffs- und Zutrittsverwaltung, die Verwendung moderner Verschlüsselungssysteme bei der Übertragung Ihrer personenbezogenen Daten sowie die Ausweitung dieser Maßnahmen auf Dienstleister.
9. Betroffenenrechte und Kontakt
Wir möchten Sie darüber informieren, dass Ihnen gemäß DSGVO folgende Rechte in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zustehen, insbesondere das Recht:
• zu prüfen, ob und welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben und Kopien dieser Daten zu erhalten (Recht auf Auskunft)
• die Berichtigung, Ergänzung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, die unrichtig sind oder nicht rechtskonform verarbeitet werden, zu verlangen (Recht auf Berichtigung und Löschung; Recht auf Vergessenwerden)
• von uns zu verlangen, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken (Recht auf Einschränkung)
• unter bestimmten Umständen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen oder eine zuvor für die Verarbeitung erteilte Einwilligung zu widerrufen, insbesondere bei Verarbeitung im Rahmen einer Empfehlung wie unter Kapitel 4.b beschrieben (Recht auf
Widerspruch oder Widerruf der Einwilligung)
• die personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten, und diese Daten auf einen anderen Verantwortlichen zu übertragen (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht zu dem Zweck, Entscheidungen zu treffen, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruhen und Ihnen gegenüber rechtliche Wirkungen entfalten (Art 22 DSGVO).
Um diese geltend zu machen, bitte um Kontaktaufnahme unter:
DOL Group GmbH
Fruturastraße 1, 8224 Hartl bei Kaindorf, Österreich
E-Mail: datenschutz@DOL-group.com
Phone: +43 (0) 3334 41 800 0
Sollten Sie außerhalb des Bewerbermanagementsystems und der genannten E-Mail-Adresse mit uns in Kontakt treten wollen, weisen wir darauf hin, dass erst die zuständige Person identifiziert und Ihre Nachricht an diese weitergeleitet werden muss. Dadurch können wir möglicherweise nicht verhindern, dass weitere als die für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung unbedingt erforderlichen Personen Kenntnis von Ihrer Bewerbung erlangen.
Sie haben zudem ein datenschutzrechtliches Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde der Republik Österreich (https://www.dsb.gv.at/).
10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir pflegen unsere Datenschutzerklärung regelmäßig. Dies kann auch die Anpassung der Datenschutzerklärung beinhalten. Wir weisen auf eine solche Anpassung durch Veröffentlichung der aktualisierten Version unserer Datenschutzerklärung hin. Rufen Sie diese Erklärung daher regelmäßig auf um die jeweils aktuelle Version zu kennen.
11. Schlussbestimmungen
Die DOL-Unternehmensgruppe behält sich vor, jederzeit den Betrieb der Recruitingwebsite ganz oder teilweise einzustellen sowie Daten ohne Verständigung des/der Betroffenen zu löschen, insbesondere wenn wir erkennen, dass Daten falsch oder nicht länger aktuell sind. Die DOL-Unternehmensgruppe übernimmt keine Gewähr für eine Verfügbarkeit ihrer Recruitingwebsite, eine Richtigkeit und Fehlerfreiheit der auf ihr enthaltenen Informationen sowie für eine Freiheit von Schutz- und Urheberrechten Dritter.
Im Übrigen ist die Haftung der DOL-Unternehmensgruppe soweit gesetzlich zulässig ausgeschlossen.
Version 1 / Stand: 07/2026
DATA PROTECTION DECLARATION
1. General
Thank you for your interest in working with DOL Group The protection of your personal data in processing throughout the entire job-application process is a matter of great importance to us and We want you to feel secure when you visit the recruiting website We use.
DOL Groups intention with this declaration is to tell you about the scope of personal data We acquire in the framework of your application for a post with us and the purpose for which these data will be used, as well as the use of our Recruiting Website, including AI-based functions used to support applicant selection, in accordance with the applicable data-protection provisions and in particular in accordance with the provisions set out in the GDPR and the EU Artificial Intelligence Act.
„DOL Group“ or “We”/”Us”/”Our” is the company referred to as employer in the respective job vacancy. In Austria, this may include, but not be limited to the following companies:
• DOL Group GmbH, FN 174571y, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• Frutura Gartenbau GmbH, FN 305757v, Muggendorf 165/1 A-8345 Straden
• FZ Development GmbH, FN 378964a, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• ICH PLUS GmbH, FN 490386g, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• INSPEIRA GmbH, FN 601333p, Fruturastraße 1 A-8224 Kaindorf
• KB-Logistik GmbH, FN 249453v, Gewerbepark 303 8224 Hartl/Kaindorf
The company referred to as employer in the job vacancy or in Candidate Interaction is acting as controller in accordance with the General Data Protection Regulation in the relevant case.
2. Definitions
„Candidate” means any natural person who uses the Recruting Website as
– a potential future employee of DOL- Group or its subsidiaries; or
– a participant in Candidate Interaction.
“Candidate Interaction” is any employer branding or marketing initiative run by DOL- Group via the Recruiting Website, e.g., raffles, quizzes, surveys, etc. Moreover, Candidate Interaction is any form of communication between you and Us that is based on the preferences you have selected in the Talent Community, e.g., job alerts, newsletters, etc.
„GDPR“ is Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (General Data Protection Regulation)
„Personal data“ are all items of information relating to an identified or identifiable natural person, including for example name, postal address, email address and telephone number.
“Recruiting Website” is a website provided by SmartRecruiters where job vacancies are published. Via that website candidates may start and manage their application process and employees may make referrals for open positions. In addition, we use this website to engage with applicants, for example by providing news about the DOL Group, as well as work- and job-related information and initiatives.
„SmartRecruiters“ is SAP Österreich GmbH (Lassallestraße 7b, A-1021 Vienna), our data processor under the GDPR.
“Talent Community” means Candidate Interaction between Candidates and Us that is managed by means of a relationship management tool (e.g., “SmartCRM” by SmartRecruiters). We use Talent Community to
• stay in contact with Candidates who have not been selected for a vacant position during an application process; or
• provide employer marketing information to Candidates; or – administrate Candidate Interaction.
3. General Information about processing of your personal data
In this document We are going to inform you about how We are going to process your personal data when using the Recruiting Website of SmartRecruiters. Our processing depends on whether you are
• Applying for a job vacancy as a Candidate; or
• Referring a job vacancy to someone (in that case We address you as “Referring Person”; this applies primarily to Our employees); or
• Using the Recruiting Website without starting an application process, sharing a content or making a referral.
Candidates may find information in section 4. More specifically We are informing you about processing of your personal data when
• using the Recruiting Website for starting the application process (section 4.a), and – sharing a job vacancy or referring it to a potential Candidate (section 4.b); and – participating in Candidate Interaction (section 4.c).
Referring Persons may find information in section 5.
Please also see the Privacy Policy and Cookie Policy of SmartRecruiters when you are using the
Recruiting Website. You can access that document directly via https://www.smartrecruiters.com/legal/general-privacy-policy/ and https://www.smartrecruiters.com/legal/cookie-policy/, respectively, or directly via a link on the Recruiting Website.
4. Processing of personal data of CANDIDATES
a. Your application process on the Recruiting Website
Legal basis
By starting your application process on Our Recruiting Website you express your interest in applying for an employment relationship with Us. We are therefore processing your personal data provided by you in order to take steps at your request prior to entering into a contract (Art 6 sect. 1 lit. b, second option GDPR).
• In case your application will be rejected, we are processing your data based on Our legitimate interests (Art. 6 sect. 1 lit. f GDPR) in assessing or defending against claims, e.g., based on non-discrimination legislation (such as the Austrian Equal Treatment Act – GlBG).
• In case of a successful application, we are processing your data for the performance of the employment contract (Art. 6 sect. 1 lit. b, first option GDPR.
Purpose
We process the personal data you provide to Us only for managing your job application, making database searches, analyzing applications in order to evaluate Our application procedures, as well as for asserting of and defending against legal claims. Managing your job application also includes notifying you of job vacancies that are similar to the position you have originally applied for.
Types of processing
Your data are being processed in a central applicants database of DOL GmbH, which is provided by SmartRecruiters. In case you are also registered for Candidate Interaction via Talent Community, your personal data processed in the applicant tracking system is connected with the processing of your personal data in the candidate relationship management tool (see also section 4.c – “Candidate Interaction”).
Categories of personal data processed by Use
For using the Recruiting Website, Candidates are obliged to provide the following information:
• First name, surname;
• E-Mail address;
• Screening questions for the assessment of your professional and/or other knowledge and experience relevant for the open position (only obligatory if applicable for the specific position).
Additionally, job applicants may provide the following information (by filling out a form or by uploading data) proactively or upon request:
• Further contact information (e.g. phone number);
• Date of birth;
• Educational background (e.g. university degree,);
• Experience and knowledge relevant for the position or job (e.g. professional experience, knowledge of specific software, leadership experience);
• Documentation of working permits applicable to the respective job;
• Photo;
• Supporting documents containing information relevant to the job or position, to be uploaded as an attachment (e.g., resume, certificates)
Duration of processing
Your personal data is going to be processed during your application process, as well as up to seven months from the completion of the application process in case of the rejection of your application. After this period, your personal data will be deleted, unless you have consented to longer retention. In case of a successful application, We are processing your data according to Our data protection declaration for employees.
b. Sharing a job vacancy and referral
Description
On Our Recruiting Website you may share Our job vacancies with other persons. This offer is made to
• Candidates who wish to send the link to the position to their own means communication
(alternative 1) or
• persons acquainted with or related to you (especially Our employees) who have had contact with you and want to notify you of a job information and refer the position to you upon your consent (alternative 2). Any other form of recommendation is contrary to our instructions.
When receiving the invitation you get the possibility to confirm the referral. Prior to your confirmation your Personal Data will be processed in Our central applicants data base provided by SmartRecruiters and subsequently be deleted within 30 days, unless you confirm your interest. Upon your confirmation your personal data will be processed according to section 4.a of this document.
Legal basis
• Under alternative 1 (forwarding to yourself) We process your personal data provided by you in order to take steps at your request prior to entering into a contract (Art 6 sect. 1 lit. b, second option GDPR)
• Under alternative 2 (referral) We process your personal data provided by your friends or acquaintances upon your consent to the processing activity described in this document (Art 6 sect. 1 lit. a GDPR).
Purpose
We are processing your personal data provided either by you (alternative 1) or a Referring Person (e.g. Our employees who know you or are friends with you; alternative 2) exclusively for managing your job application (alternative 1) or the referral made to you (alternative 2), as well as for asserting of and defending against legal claims. In case of a referral (alternative 2) your personal data will be processed also to manage Our employee referral program, if applicable.
Types of processing
Your personal data is being processed in a central applicants database of DOL GmbH, which is provided by SmartRecruiters. Upon your confirmation your personal data will be processed according to section 4.a of this document.
Categories of personal data processed by Us
For sharing with or referring to you an open position, the following information needs to be provided obligatorily:
• Your first name, surname;
• Your E-Mail address;
• Optional: Your familiarity with the Referring Person, if a text field is provided.
Additionally, the following information may be provided in referrals (by filling out a form or by uploading data) proactively or upon request:
• Your phone number;
• Record of information relevant for the specific job/position that may be uploaded as an attachment (e.g. resume, certificates, records).
Duration of processing
Upon forwarding a job vacancy to yourself or upon a referral Your personal data is going to be processed up to 30 (thirty) days from the referral in Our central application database of DOL- Group provided by SmartRecruiters and is going to be deleted, unless you have consented to a processing after that moment. Upon your confirmation your personal data will be processed according to section 4.a of this document.
c. Active applications outside the Recruiting Website
Description
If you send us your application proactively by any means other than via the Recruiting Website (e.g. sending an application to DOL Group employees, etc.), your data will be processed by our employees via the Recruiting Website. In this case, section 4. a shall apply.
Legal basis
By sending us your application, you contact us and express your interest in establishing an employment relationship. We therefore process the personal data you enter in order to carry out pre-contractual measures that are taken at your request (Article 6 (1) (b) 2nd case GDPR).
1. If your application is rejected, we process your data on the basis of our legitimate interest (Art. 6 para. 1 lit. f GDPR) to assess and defend against any claims, e.g. on the basis of nondiscrimination legislation (such as the Austrian Equal Treatment Act – GlBG).
2. If your application is successful, your data will be processed for the fulfilment of the employment contract (Article 6 (1) (b), 1st case GDPR).
Duration of processing
If you apply outside the recruiting website, your data will be transferred to the central applicant database of DOL Group, which is provided by SmartRecruiters, and deleted after 30 days, unless you confirm your interest. Upon confirmation of your interest, processing will take place in accordance with section 4.a of this declaration.
d. Recruitment through external Recruiting Agencies
Description
To fill certain vacancies, we occasionally engage external recruiting agencies (“Recruiting Agencies”). These Recruiting Agencies may transmit your personal data to Us or proactively present suitable candidates to Us on the basis of a separate legal relationship between you and the respective agency. Unless you start an application process via Our Recruiting Website yourself or explicitly give consent, DOL Group processes your personal data only to the limited extent described below. For information about how the Recruiting Agency processes your personal data for its own purposes, please refer to the privacy policy of the respective Recruiting Agency.
Legal Basis
Data processing is carried out
• where the Recruiting Agency transmits your data to Us at your request, for the purpose of taking steps prior to entering into a contract pursuant to Art. 6 sect. 1 lit. b, second option GDPR (e.g., by clicking on our job advertisement on the Recruiting Agency’s website);
• where the placement is based on consent you granted to the Recruiting Agency, pursuant to Art 6 sect. 1 lit. a GDPR (e.g., by indicating to the Recruiting Agency that you are seeking a job as a production employee, software developer, or similar, and the Recruiting Agency suggests our job posting to you);
• to pursue Our legitimate interests in efficient recruitment and in asserting or defending legal claims pursuant to Art. 6 sect. 1 lit. f GDPR (e.g., by engaging a Recruiting Agency to contact suitable candidates based on publicly available information).
Purpose
• Receiving and reviewing profile proposals submitted by Recruiting Agencies;
• Contacting you to determine your interest in the specific position;
• Documentation of the placement;
• Asserting or defending legal claims (e.g., under equal-treatment legislation or in relation to the agency’s fee claims).
Type of Processing
Your personal data are initially processed in a segregated area of the central applicant database accessible only to Our recruiting department. If you confirm your interest in the position or start the application process, your data are transferred into the regular workflow in accordance with section 4.a.
Categories of personal data processed by Us
• Master data (name, title, contact details);
• Professional and educational information (CV, certificates, qualifications);
• Details on availability, salary expectations, mobility;
• Other information lawfully provided to Us by the Recruiting Agency within the scope of its mandate.
Duration of Processing
If you decline further contact or no application process is initiated within 30 days, your data will be deleted or anonymised. If an application process is begun, section 4.a on storage periods applies.
Disclosure to Third Parties
Apart from the recipients listed in section 7, only the Recruiting Agency engaged by you or by Us receives access to the data necessary for the placement. No further disclosure to third parties takes place without an independent legal basis.
e. Candidate Interaction
Description
By interacting with Us in Our employer branding or marketing initiatives on the Recruiting Website (see the definition of Candidate Interaction above), you get in contact with us via Our Candidate relationship management tool (see the definition of Talent Community above). As a first step your Personal Data is going to be processed in order to facilitate your use of the Recruiting Website. As a second step you may select a specific form of Candidate Interaction, e.g., raffle, quiz, survey, job alert, newsletter, etc. Your Personal Data will then be collected and processed according to the specific activity requested by you, e.g., your participation in a raffle, providing you with the information you have requested.
Legal basis
• When you are navigating our Recruiting Website, We process the personal data provided by you in order to take steps at your request prior to entering into a contract (Art 6 sect. 1 lit. b, second option GDPR).
• When you request a specific form of Candidate Interaction, We process your Personal Data provided upon your consent to the processing activity described in this document (Art 6 sect. 1 lit. a GDPR).
Purpose
Candidate Interaction has the purpose of running employer branding and marketing activities, as well as facilitating the interaction between you and Us.
Types of processing
When you use our Recruiting Website, your data is processed to provide you with access to the Recruiting Website, as well as in accordance with your cookie settings.
Depending on the scope of your selections regarding applicant interaction, your data will be processed in an applicant relationship management tool of the DOL Group GmbH, which is provided by SmartRecruiters. If you are also in the midst of an application process, your personal data from the applicant database will be linked to the data in the applicant relationship management tool (see also Section 4.a—“Your Application Process via the Recruitment Website”).
Categories of Personal Data processed by Us
When you are navigating Our Recruiting Website, We process information about your computer hardware and software. This information can include: your IP address, browser type, domain names, access times and referring website addresses.
For Candidate Interaction, the following information needs to be provided obligatorily or voluntarily:
• Your first name, surname;
• Your E-Mail address;
• Keywords for your job alerts;
• Your preferred location;
• Your level of experience;
• Your preferred function;
• Your phone number;
• Other information necessary or useful for specific forms of Candidate Interaction.
Duration of processing
In general, We only process your Personal Data in connection with Candidate Interaction as long as this is necessary to fulfill the purpose for which it was collected.
Unless otherwise determined in a specific case, exemplary, your Personal Data will therefore be processed during the following periods:
• Candidate Interaction for informational purposes: The consent documentation is going to be processed until its withdrawal.
Beyond this period, your Personal Data will only be processed to fulfill statutory retention obligations (e.g. to fulfill the 7-year storage obligation according to the applicable tax and company law provisions). If necessary, the data can be stored as long as potential legal claims against DOL Group according to general civil law or special laws have not yet become statute-barred; for certain claims, the statutory limitation period can be up to 30 years. The legal basis for this is Art. 6 Sect. 1 lit. c GDPR.
Your Personal Data will therefore be deleted or rendered anonymous when the legal basis for further processing ceases to apply.
f. Social Media Target Group Success Measurement
Description
We try to find the right target group for our job advertisements on the Internet (e.g. on social media) and to offer you those vacancies that could be interesting for you. We also try to evaluate how effective our job advertising is.
Legal basis
We process your data solely in aggregated form—in a way that cannot be traced back to any individual—based on our legitimate interest (Art. 6 Sect. 1 lit. f GDPR) in the efficient and forward-looking design and improvement of the applicant outreach process. However, please note that on social media platforms, you provide consent that is independent of our website and unrelated to our processing of aggregated data.
Purpose
This processing is carried out to determine the target group for our advertising (e.g. job advertisements) and to measure advertising performance.
Categories of personal data processed by us
• Job ID, which our service provider generates for each job posting and links to your click ID—which we cannot analyze. This information is not associated with any specific individual.
g. Use of AI functions of the Recruiting Website (e.g. “Winston”)
Description
As part of the application and selection process, the DOL Group uses supportive functions based on artificial intelligence (AI) within the Recruiting Website it employs. An AI system in the field of employment (e.g., recruitment or selection of personnel) is considered a high-risk AI system under Regulation (EU) 2024/1689 of 13 June 2024 (“AI Act”). This system analyses the application data you provide (e.g., CV, answers to screening questions, qualifications) as well as structured process data (e.g., timestamps in the recruitment process, job requirements) to assist recruiters and hiring managers in the pre-selection and evaluation of applications.
The analysis is carried out solely as a supplement to human assessment and does not result in solely automated decision-making within the meaning of Art. 22 GDPR.
The improvement and updating of the AI models is carried out by our service provider. Only anonymised or aggregated data is used for this purpose. Identifiable application data is not processed for training purposes.
How the AI support works: The AI compares the information you provide in your application with the requirements of the advertised position. For example, it identifies which qualifications, work experience or skills are a good match. Based on this, the AI creates a recommendation or sorts applications by relevance. This recommendation is shown to recruiters and hiring managers, who then decide how to proceed. The AI does not make any final decision – all decisions are always made by humans.
Legal basis
Processing is based on our legitimate interest (Art. 6 Sect. 1 lit. f GDPR) in conducting an efficient and objective recruitment process. If, in the course of AI processing, special categories of personal data within the meaning of Art. 9 GDPR are processed (e.g., health data evident from voluntarily provided application documents), this will only take place on the basis of your explicit consent (Art. 9 Sect. 2 lit. a GDPR).
Purpose
To support the structured and timely evaluation of applications, prioritisation of suitable candidates, and improvement of transparency and traceability in selection processes.
Categories of personal data processed by Us
• Master data (name, contact details)
• Qualification data (education, professional experience, skills)
• Answers to screening questions
• Application documents (e.g., CV, certificates)
• Metadata from the recruitment process (e.g., timestamps, job-ID)
Your rights
You have the right to object to processing by Winston (Art. 21 GDPR) and to request that your application be evaluated exclusively by a human. Upon request, you will receive a general explanation of how Winston works and information about the key factors that were taken into account in the evaluation.
Duration of processing
The data processed as part of the AI functions is not stored longer than other application data in the Recruiting Website. Retention periods follow the general retention periods for applicant data described in this privacy notice (see section 4.a). There is no independent storage beyond these periods.
5. Processing of personal data of REFERRING PERSONS
Description
You have the possibility to recommend suitable Candidates to Us, provided that you have collected their consent prior to referring open positions to them. We explicitly prohibit any use of this possibility without such consent.
For referrals you may preferably use the features of the Recruiting Website that are enabling you to send links to job vacancies to other persons on social media or via communication services such as e-Mail. When you are using these options We are processing your personal data as described in this document. Moreover, employees have the possibility to draw the attention of their friends and acquaintances to Our open positions and to ask such Candidates to inform Us about their referral during their application process.
Legal basis
Upon your referral We are processing your personal data based on Our legitimate interest (Art 6 sect. 1 lit. f GDPR). Our legitimate interest is the efficient and comprehensible processing of referrals in application processes, as well as the documentation and processing of the claims linked to a referral (and in case of employee referrals, to manage Our employee referral program, if applicable).
Purpose
We are processing your personal data as Referring Person for the following purposes. Those purposes may vary depending on the type of referral you have chosen and the information you have disclosed to us, and may include:
• Your identification;
• Documentation of your referral and your confirmation of having collected the consent of the Candidate;
• Assignation of your referral to a specific application;
• In case of employee referrals: management of Our employee referral program (including, but not limited to contacting you, documentation, assessment of the preconditions for rewards, processing of payment).
Types of processing
Your personal data is being processed in a central applicants database of DOL GmbH, which is provided by SmartRecruiters.
Categories of personal data processed by Us
Upon your referral the following We are processing the following personal data that
• You have provided when submitting a referral, e.g.:
– Your first name and surname;
– If applicable: information about your familiarity with the person to which you have referred an open position;
– Your E-Mail address;
• (in case of employees) originate from the employment relationship with Us and that are required for the correct processing of your referral. The following categories may be processed:
– Master data, e.g. name, division, department, function, company E-Mail address, company phone number.
Duration of processing
In general, We only process your personal data in connection with referrals for as long as this is necessary to fulfill the purpose for which it was collected.
The information about your referral will therefore be processed until the later of
• the completion of the application process of the person you recommended (up to 7 months after the completion of the selection process starting with your recommendation); or
• (for employees) your first payslip after the minimum stay of a recommended person in the company + 1 month.
Beyond this period, your personal data will only be processed to fulfill legal storage obligations (e.g. to fulfill the 7-year storage obligation according to the applicable tax and company law provisions). If necessary, the data can be stored as long as potential legal claims against DOL Group according to general civil law or special laws have not yet become statute-barred; for certain claims, the statutory limitation period can be up to 30 years. The legal basis for this is Art. 6 Sect. 1 lit. c GDPR.
Your personal data will therefore be deleted or rendered anonymous when the legal basis for further processing ceases to apply.
6. Processors and other service providers
For processing your application, sharing of a job vacancy, or referral, We are involving SmartRecruiters as processor of your personal data. In case a position is not vacant at DOL GmbH, but at another company of DOLGroup GmbH, We also involve DOL GmbH as such a processor.
SmartRecruiters is providing the following services: Operation (incl. analysis) of the recruiting website and the central applicant database (including the operation of the platform’s AI-based functions); processing of communication with Candidates via the Recruiting Website.
DOL GmbH is providing the following services: consultancy services regarding legal advice, implementation of the application process, administration of data, individual communication with Candidates.
We may involve additional service providers for specific processing activities, e.g., for the administration and evaluation of applications, for Candidate Interaction via job alerts together with recruitment agencies, etc. Service providers may process Your Personal Data as processors on our behalf, as independent controllers, or together with us as joint controllers.
7. Disclosure of your personal data
Your personal data will only be used in DOL- Group , and will only be disclosed or otherwise transmitted as part of the application process or Candidate Interaction to persons within the company who are necessarily involved in the process within the DOL Group , at SmartRecruiters, or at service providers for application management, or for Candidate Interaction. Apart from that, there will be no transfers to third parties outside the DOL- Group without Your consent (e.g., via Your cookie preferences) or without an independent legal basis between You and a third party (e.g., when You register with a recruitment agency that is presenting You as a candidate for one of Our vacancies, when a third party contacts You on its own behalf and then introduces us, etc.). Please note that third-party recruitment agencies may process your personal data independently, based on the separate relationship between You and the respective agency.
In exceptional cases, your personal data may be submitted to competent authorities, such as tax, supervisory or security authorities, or public bodies, courts or other third parties if disclosure is necessary (i) under applicable laws or regulations; or (ii) to exercise, protect or defend legal rights or claims; or (iii) to protect the vital interests of you or of another natural person.
8. Technical and organisational measures
To ensure an adequate level of protection and purpose limitation in the processing of your personal data, DOL Group implements appropriate technical and organisational measures. For example everyone involved in the job-application process is under obligation to observe strict confidentiality. State-of-the-art encryption systems are used for transfer of your personal data, access rights and authorizations are granted based on a layered approach, and these measures are extended to include service providers.
9. Rights of data subjects and contact information
We would like to inform you that in accordance with the GDPR, you have the following rights regarding the processing of your personal data, in particular the right to:
• to check whether and which personal data We have stored about you and to receive copies of this data (right to information)
• to request the correction, addition or deletion of your personal data that is incorrect or not processed in accordance with the law (right to correction and deletion; right to be forgotten);
• to request that We restrict the processing of your personal data (right to restriction);
• to object to the processing of your Personal Data in certain circumstances or to withdraw consent previously given for processing, in particular where processing is based on a referral according to section 4.b of this document (right to object or withdraw consent);
• to receive the personal data that you have provided to Us in a structured, common and machinereadable format and to transfer this data to another person responsible (right to data portability)
We do not process your personal data for the purpose of making decisions that are based solely on automated processing (including profiling), and that have legal effects on you (Art. 22 GDPR).
To exercise these rights, please contact:
DOL GmbH, Fruturastraße 1
8224 Hartl bei Kaindorf
Austria
E-Mail: datenschutz@dol-group.com
Phone: +43 (0) 3334 41 800 0
We would like to draw your attention to the fact that if you want to contact Us by other means than the Recruiting Website and the email address mentioned above, We have to identify the competent person for your request and forward your request to them. As a result, We may not be able to prevent people other than those absolutely necessary for processing your application from learning about your application.
You also have a right of appeal to the data protection authority of the Republic of Austria (https://www.dsb.gv.at/) or another competent data protection authority on matters relating to data protection.
10. Modifications to this Data Protection Declaration
We update Our privacy policy regularly. This can also include the adjustment of this Data Protection Declaration. We will inform you by making an updated version available on the Recruiting Platform. Please make sure to regularly access this document in order to learn about the current version.
11. Final provisions
DOL Group reserves the right to cease operation of the Recruiting Website at any time, either partially or completely, and to delete data without notifying the data subject, particularly on ascertaining that data are incorrect or no longer current. DOL Group does not assume any guarantee for the availability of its recruiting website, for the accuracy or freedom from errors of the information that it contains or for freedom from industrial or intellectual rights or copyright of third parties.
In all other respects, liability on the part of DOL Group is excluded to the extent permitted by law.
Version 1 / Status of 07/2026